Estamos en pleno proceso de digitalización, y uno de los cambios que se están produciendo es la eliminación del papel en los flujos de venta, en concreto la facturación electrónica. Pero, ¿qué es exactamente este sistema de emisión de facturas?
Las facturas, en general, y las electrónicas en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Recientemente se ha desarrollado la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece, que en su artículo 12, indica que «todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales… el destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura». La entrada en vigor aplicará «para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros, al año… para el resto de los empresarios y profesionales, este artículo producirá efectos a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario».
Antes que nada, conviene aclarar que, en realidad, una factura electrónica puede ser igual que una en papel, pero en formato digital. Esto quiere decir que si imprimimos una factura, la escaneamos y pasamos a formato PDF, esa factura ya es electrónica. Pero la facturación electrónica auténtica, real, es aquella que nos permite generar el documento, enviarlo al cliente, que éste lo apruebe, saber la fecha prevista de cobro, archivarla, etc., todo ello de forma automatizada y por medios electrónicos a través de una plataforma en la nube. Esta es en realidad la gran aportación de la facturación electrónica al proceso de digitalización de las pymes.
Tipos de facturas electrónicas
Distinguimos dos tipos principales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura con formato no estructurado. La diferencia entre ambas está en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado (como hemos explicado arriba) mientras que el no estructurado no lo facilita (por ejemplo, una factura en PDF).
Facturas en formato estructurado
Como refleja el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, «las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Factura-e), EDIFACT, etc.».
Facturas en formato no estructurado
En este caso, la Administración señala que «las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF».
Ventajas de la factura electrónica
La facturación electrónica aporta enormes beneficios al flujo de relaciones comerciales y procesos de venta.
- Acortan los ciclos de tramitación, incluido el cobro.
- Reduce errores humanos.
- Ahorra costes de impresión y envío postal.
- Acceso más rápido y fácil a las facturas emitidas y almacenadas.
- Al no usar papel, reducimos el impacto en el medio ambiente.
- Reduce el fraude.
- Contribuiye a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
La facturación electrónica en formato estructurado y su adopción por las pymes supondrá un paso de gigante en el proceso de digitalización de la economía, mejorando la interoperatividad entre profesionales autónomos, empresas y administraciones de nuestro país y del ámbito europeo. Tenemos un gran reto por delante.
Si quieres saber cómo empezar a utilizar este sistema, te presentamos dos opciones entre otras que existen: Factura-e (usada mayoritariamente para facturar a las administraciones) y b2brouter.
Fuente: Factura-e. Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
