El Kit Digital es una oportunidad única para la digitalización de las actividades de autónomos, microempresas y pequeñas empresas de menos de 50 trabajadores, es decir, la inmensa mayoría de las empresas españolas. Pero existen muchas dudas sobre cómo gestionar el bono para la utilización del kit. Dudas que tienen los beneficiarios, pero también los propios agentes digitalizadores.
En este artículo vamos a dar algunas claves a tener en cuenta en la gestión del bono. Vaya por adelantado que este post no pretende desgranar la normativa hasta el más mínimo detalle, sino más bien dar algunas notas que consideramos importantes para evitar pasos en falso y posibles denegaciones de solicitudes. Para ello hemos hecho una lectura de la Orden ETD/1498/2021, de 29 de diciembre, por la que se aprueban las bases reguladoras de la concesión de ayudas para la digitalización de pequeñas empresas, microempresas y personas en situación de autoempleo, en el marco de la Agenda España Digital 2025, el Plan de Digitalización PYMEs 2021-2025 y el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España -Financiado por la Unión Europea- Next Generation EU (Programa Kit Digital).
A continuación destacamos los artículos que consideramos más relevantes para la comprensión general de la campaña; fragmentos sacados literalmente de la propia Orden, que, como decimos, arrojan luz sobre la mejor forma de afrontar las solicitudes, y que atañen tanto a beneficiarios como a agentes digitalizadores. Tanto a unos como a otros convendrá conocer los términos en que debe operar la otra parte.
Artículo 3. Ámbito material
Las ayudas reguladas en esta orden tienen por objeto la adopción de soluciones de digitalización disponibles en el mercado cuyas referencias se encuentren accesibles en el Catálogo de Soluciones de Digitalización…
Podrán destinarse estas ayudas a la adopción de soluciones de digitalización cuyo fin sea sustituir a las soluciones ya adoptadas por el beneficiario, siempre que supongan una mejora funcional.
Artículo 9. Obligaciones de los beneficiarios
El beneficiario deberá comunicar al órgano concedente la obtención de otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos, para el mismo gasto subvencionable… tan pronto como tenga conocimiento de ello y, en todo caso, con anterioridad a la justificación de la aplicación dada a los fondos percibidos.
El beneficiario deberá registrar en su contabilidad, en un código contable diferenciado, el detalle de todas las transacciones relacionadas con la actividad subvencionada.
El beneficiario… deberá formalizar los correspondientes Acuerdos de Prestación de Soluciones de Digitalización con los Agentes Digitalizadores Adheridos.
El beneficiario deberá establecer medidas eficaces y proporcionadas para evitar el fraude en el cumplimiento de lo exigido por la normativa de subvenciones públicas, así como para impedir la doble financiación y la falsificación de la documentación.
Artículo 10. Agentes Digitalizadores Adheridos
Los Agentes Digitalizadores Adheridos serán los que podrán prestar las soluciones de digitalización.
Las obligaciones de los Agentes Digitalizadores Adheridos serán las siguientes:
- Comunicar, en caso de requerimiento por parte de la Entidad Pública Empresarial Red.es, las empresas contratadas, en el supuesto de que las hubiera, con las que va a prestar cada una de las soluciones de digitalización, así como el empleo generado tanto en el Agente Digitalizador Adherido como en las distintas empresas contratadas, en su caso.
- Mencionar, en las acciones de comunicación… que la financiación de las ayudas se efectúa con fondos del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España, financiado por el Plan europeo Next Generation EU.
- Prestar la colaboración debida en las labores de comprobación de la correcta prestación de las actuaciones subvencionadas, especialmente, en el caso de auditorías realizadas hasta la finalización del Programa.
- Colaborar en la justificación y presentar la documentación correspondiente.
- No promocionar a través de los canales y medios del Programa Kit Digital productos y servicios que no correspondan con las referencias publicadas en el Catálogo de Soluciones de Digitalización.
- Comprometerse a generar en España el empleo que sea preciso para la prestación de los servicios vinculados a este Programa.
- Mantener su domicilio fiscal y centro de prestación de las actividades objeto de subvención en la Unión Europea.
- Establecer medidas eficaces y proporcionadas para evitar el fraude… así como para impedir la doble financiación y la falsificación de la documentación.
Los Agentes Digitalizadores podrán asistir de forma voluntaria a las empresas beneficiarias en la solicitud, gestión y acreditación de las ayudas correspondientes.
Artículo 12. Catálogo de Soluciones de Digitalización del Programa
Es la relación de referencias a soluciones de digitalización disponibles en el mercado que cumplen con las especificaciones de alguna de las Categorías de Soluciones de Digitalización.
Los Agentes Digitalizadores Adheridos podrán dar de alta y de baja en el Catálogo de Soluciones de Digitalización del Programa únicamente una referencia para las soluciones que oferten en el mercado en cada Categoría de Soluciones de Digitalización.
Artículo 13. Categorías de Soluciones de Digitalización
Todas las Categorías de Soluciones de Digitalización exigirán a las soluciones de digitalización:
- La prestación de un servicio de soporte ante incidencias con un plazo de resolución de menos de 24 horas
- La impartición al beneficiario de la formación necesaria que le permita la adquisición de conocimientos básicos para su uso inicial y posterior gestión, especialmente en materia de cumplimiento de la normativa aplicable, en concreto el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, y cualquier otra normativa específica que se determine.
Artículo 14. Intervención de Entidades Colaboradoras
La Cámara Oficial de Comercio, Industria, Servicios y Navegación de España actuará en nombre del órgano concedente.
Artículo 17. Modalidad de la ayuda y compatibilidad con otras ayudas
La ayuda tiene la consideración de subvención directa, otorgada mediante el procedimiento de concurrencia no competitiva para las entidades y personas beneficiarias.
Las ayudas previstas en esta Orden son incompatibles con la percepción de otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos, que cubran el mismo coste, procedentes de cualquier Administración o entes públicos o privados nacionales, de la Unión Europea o de organismos internacionales.
El importe de las subvenciones en ningún caso podrá ser de tal cuantía que, aisladamente o en concurrencia con otros ingresos o recursos, supere el coste de la actividad subvencionada.
Artículo 19. Conceptos susceptibles de ayuda
No se considerarán subvencionables el Impuesto sobre el Valor Añadido.
En ningún caso el coste de adquisición de los servicios o productos podrá ser superior al valor de mercado.
Adicionalmente, no se consideran subvencionables las siguientes tipologías de gastos:
- Los impuestos sobre las rentas de personas físicas o sociedades, así como otros tributos y tasas, de tipo nacional, autonómico o local.
- Los intereses de las deudas.
- Los intereses de mora, los recargos y las sanciones administrativas y penales. Los gastos derivados de procedimientos judiciales.
- Gastos financieros.
- Gastos de infraestructura y obra civil. Terrenos.
- Hardwares.
- Servicios de telecomunicación y conectividad a Internet.
- Los gastos relativos a la compensación por labores prestadas por terceros para la obtención de las presentes ayudas (gastos por prestación de servicios de asesoría, de gestoría o de similar naturaleza).
Artículo 21. Adopción de soluciones de digitalización para ejercer el derecho de cobro de la subvención concedida
El beneficiario podrá formalizar Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización únicamente para una solución de digitalización por cada Categoría de Solución de Digitalización del Catálogo de Soluciones de Digitalización del Programa.
La diferencia entre el coste de la solución contratada y el importe de la subvención concedida asociado al Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización formalizado deberá ser abonado por el beneficiario al Agente Digitalizador Adherido.
El plazo máximo para la formalización de Acuerdos de Prestación de Soluciones de Digitalización por ambas partes será de seis (6) meses desde la notificación de la resolución de concesión de la ayuda, salvo que la convocatoria establezca un plazo inferior.
Artículo 22. Ejecución de la actividad subvencionada
La prestación de Soluciones de Digitalización por el Agente Digitalizador Adherido se realizará en dos fases:
- Una primera fase con un plazo máximo de tres (3) meses. El hito que marca el inicio de esta fase es la validación del Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización. Durante esta fase deberá realizarse la instalación, y desarrollo en su caso, de la solución, así como el pago de la factura emitida por el Agente Digitalizador Adherido, previa conformidad del beneficiario.
- Una segunda fase con un plazo de doce (12) meses, a computar desde la fecha de emisión de la factura en la fase anterior.
El Agente Digitalizador emitirá al beneficiario una única factura por el importe total de la solución de digitalización contratada asociada al Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización.
El derecho de cobro queda expresamente cedido al Agente Digitalizador Adherido en la formalización de dicho Acuerdo.
Artículo 23. Pago de las ayudas
El pago de las ayudas se realizará a los Agentes Digitalizadores Adheridos, una vez justificada y comprobada cada fase. Los porcentajes para determinar la cuantía de los pagos de cada fase vienen establecidos en cada Categoría de Soluciones de Digitalización del Catálogo de Soluciones de Digitalización del Programa, y los importes correspondientes se establecerán en los Acuerdos de Prestación de Soluciones de Digitalización.
Los pagos correspondientes a la primera fase de la prestación de la solución tendrán la consideración de pagos a cuenta.
El beneficiario, para estos pagos y para los finales, deberá estar al corriente de sus obligaciones tributarias, así como frente a la Seguridad Social.
En el supuesto de que el pago de la ayuda no pueda realizarse como consecuencia de incumplimiento por causa del beneficiario según lo indicado en el apartado anterior, deberá ser éste el que asuma la obligación de pago al Agente Digitalizador Adherido de los costes incurridos, y quedará así reflejado en el Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización.
Los Agentes Digitalizadores Adheridos que hayan suscrito Acuerdos de Prestación de Soluciones de Digitalización podrán obtener financiación de hasta el 100% de su importe a través de la línea de financiación que pudiera acordarse entre el órgano concedente y el Instituto de Crédito Oficial (ICO).
Artículo 25. Procedimiento de concesión y publicación de las convocatorias de ayudas
Las ayudas sujetas a estas bases reguladoras se concederán, de forma directa, por razones de interés público, social y económico, mediante un procedimiento de concurrencia no competitiva.
Artículo 26. Plazo de presentación de solicitudes y notificaciones
El plazo de presentación de solicitudes será de tres (3) meses desde la publicación de la correspondiente convocatoria, o superior si esta establece otro plazo. Este plazo concluirá antes si se agotara el crédito presupuestario de la convocatoria.
Todas las notificaciones relacionadas con los procedimientos de solicitud, pérdida de derecho de cobro, reintegro y justificación se realizarán en todo caso por comparecencia en la sede electrónica.
Artículo 27. Formalización y presentación de solicitudes
La solicitud será realizada por el solicitante, su representante legal o un representante voluntario que cuente con su autorización.
En las convocatorias se incorporará un modelo de autorización para actuar como representante voluntario del solicitante.
Artículo 28. Resolución del procedimiento
Las resoluciones se motivarán, quedando suficientemente acreditados en el procedimiento los fundamentos de las decisiones que se adopten y deberán expresar la relación de solicitantes beneficiarios, el plazo de ejecución de las actuaciones y las cuantías subvencionables, así como el resto de las condiciones de las ayudas y hará constar, en su caso, de manera expresa, la desestimación del resto de solicitudes.
Artículo 30. Acuerdos de Prestación de Soluciones de Digitalización y procedimiento de formalización
Para ejercer el derecho de cobro de la subvención concedida («bono digital»), la persona o entidad beneficiaria deberá firmar Acuerdos de Prestación de Soluciones de Digitalización con los Agentes Digitalizadores Adheridos.
El beneficiario cederá al Agente Digitalizador Adherido el derecho al cobro («bono digital») por el importe asociado al Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización.
En el caso de la adopción de soluciones de digitalización cuyo fin sea sustituir a las soluciones ya adoptadas por el beneficiario, el Agente Digitalizador Adherido deberá determinar en el Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización las mejoras funcionales concretas que se compromete a implantar respecto de las soluciones ya adoptadas previamente por el beneficiario. Así mismo, el beneficiario deberá indicar el proveedor que implantó dichas soluciones ya adoptadas si fuera distinto del Agente Digitalizador Adherido seleccionado, así como la fecha de implantación, la disponibilidad de las mismas a la hora de la firma del Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización y la justificación que motiva la necesidad de sustitución.
Artículo 31. Justificación de la actividad subvencionada
La justificación de la actividad subvencionada se realizará para cada uno de los Acuerdos de Prestación de Soluciones de Digitalización, siendo los responsables últimos de la misma los beneficiarios de la subvención.
La presentación de la justificación de la subvención se realizará por los Agentes Digitalizadores Adheridos, en nombre del beneficiario… se realizará mediante cuenta justificativa simplificada con aportación de justificantes de gasto.
La cuenta justificativa simplificada para la primera fase se compondrá de una memoria que se corresponderá con el formulario digital preestablecido y que incluirá la siguiente documentación:
- Detalle técnico y funcional de las soluciones instaladas y prestadas y sus costes.
- Acreditación del cumplimiento de la actividad subvencionada… y las evidencias que, por cada categoría de digitalización, se establezcan en las convocatorias, incluyendo en su caso certificación de las mejoras funcionales implantadas cuando resulten de sustituir a las soluciones ya adoptadas por el beneficiario.
- Factura.
- Conformidad expresa del beneficiario de las soluciones instaladas y prestadas.
- Declaración expresa del beneficiario de no haber recibido ninguna otra subvención.
La cuenta justificativa simplificada para la segunda fase se compondrá de una memoria que se corresponderá con el formulario digital preestablecido y que incluirá la misma documentación exigible para la primera fase, actualizada.
La comprobación de la ayuda se realizará por la entidad colaboradora designada.
La comprobación se realizará sobre la documentación justificativa aportada por el Agente Digitalizador Adherido, pudiendo incluir, en su caso, requerimiento de subsanación… se comprobará que se ha prestado en su totalidad según lo establecido en el mismo, pudiendo quedar supeditado el pago de la subvención a su cumplimiento. Se podrán realizar comprobaciones técnicas mediante visitas in situ o a distancia.
La entidad colaboradora designada podrá requerir acceso a las soluciones de digitalización adoptadas (ruta, usuario, contraseña, etc.), según los procedimientos que se establezcan en las convocatorias. Alternativamente… podrá requerir la realización de una demostración de la solución adoptada, mediante el medio que considere más adecuado.
Artículo 34. Publicidad
Los beneficiarios y Agentes Digitalizadores Adheridos harán mención del origen de esta financiación y velarán por darle visibilidad, incluido, cuando proceda, mediante el emblema de la Unión, disponible en el link https:// planderecuperacion.gob.es/identidad-visual, y una declaración de financiación adecuada que indique «financiado por la Unión Europea-Next Generation EU», junto al logo del Plan de Recuperación.
Artículo 35. Renuncia y desistimiento
El beneficiario podrá renunciar a la ayuda concedida siempre que esta sea motivada y válida y no existan terceros que pudieran verse afectados, ni se perjudique el interés público.
En caso de que el beneficiario desista de un Acuerdo de Prestación de Soluciones Digitales formalizado, se perderá el derecho a cobro del importe acordado en el mismo o concurrirá causa de reintegro en el caso de que dicho importe hubiera sido pagado con anterioridad.
El beneficiario podrá devolver voluntariamente la ayuda sin que medie requerimiento alguno por parte del órgano concedente.
Artículo 36. Incumplimientos
A los efectos de la presente orden, se considerará que existe incumplimiento de los fines para los que se concedió la ayuda en los siguientes casos:
- Destinar la ayuda concedida a actividades diferente a las determinadas.
- No realizar, durante la primera fase de prestación de la solución de digitalización, la instalación de las soluciones, entregas de productos o servicios establecidos.
- No completar las fases de prestación.
- No cumplir con las obligaciones específicas.
En caso de que un beneficiario haya formalizado más de un Acuerdo de Prestación de Soluciones Digitales, se considerará un incumplimiento parcial la no realización de alguno de ellos.
Artículo 37. Sanciones
Las infracciones podrán ser calificadas como leves, graves o muy graves.
Artículo 39. Extinción del beneficiario
La extinción del beneficiario implicará la pérdida de derecho al cobro de los pagos aún no efectuados de la ayuda correspondiente a los Acuerdos de Prestación de Soluciones de Digitalización y el reintegro por parte del beneficiario de los importes pagados de la ayuda más los intereses de demora correspondientes.
Artículo 40. Custodia documental
El Agente Digitalizador Adherido deberá custodiar toda la documentación que conforma la cuenta justificativa simplificada, así como todos los demás elementos necesarios que permitan asegurar la verificación de la aplicación de los fondos a los fines para los que se concedió la ayuda durante un plazo mínimo de cuatro (4) años desde la finalización del plazo de justificación y en tanto puedan ser objeto de actuaciones de comprobación y control.
Esperamos que este extracto de la propia norma te sea de utilidad, ya seas beneficiario o agente digitalizador. Si quieres ser beneficiario, te lo contamos todo en nuestro artículo dedicado al bono Kit Digital. Sobre nuestras soluciones de digitalización, lo tienes todo en nuestra página dedicada a Kit Digital.
