En este artículo vamos a abordar un asunto que atañe al día a día de las empresas: la firma de documentos. Hablamos de facturas, contratos o cualquier otro que un profesional o pyme presenta o le son presentados desde otras empresas o administraciones públicas.
En el caso de las facturas, lo habitual es que se envíen por correo electrónico, de manera que se dan por firmadas de dos formas principales: firmando a mano y escaneando el documento, o insertando en él una imagen escaneada de la firma. Lo pasamos a PDF y adjuntamos a un email. Este método está bien, pero existen ya procedimientos más modernos y con muchas ventajas.
¿Cómo firmamos digitalmente un documento? Primero vamos a determinar dos conceptos que debemos tener claros: certificado digital y firma digital.
Diferencia entre certificado digital y firma digital
Certificado digital
Es un conjunto de datos reunidos en un fichero, que vincula y confirma que los datos de validación de una firma corresponden con una persona física o jurídica. Es decir, confirman quién está firmando el documento.
El certificado digital es lo que solicitamos a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) y utilizamos para identificarnos ante las administraciones públicas y firmar impuestos, pagar multas, etc. Los profesionales y pymes suelen delegar esta acción en su asesoría, que descarga el certificado electrónico en su ordenador para poder operar con Hacienda o la Seguridad Social en su nombre.
Firma digital
La firma digital tiene que ver no sólo con la identidad del firmante, sino con el propio documento. Es un proceso que nos permite comprobar que quien ha firmado el documento es la persona o empresa que dice ser; nos permite identificarla, lo que se conoce como autenticación de origen (verificamos quién lo ha firmado) y no repudio (quien firmó no puede decir que no lo hizo). También nos permite comprobar que el documento no se ha alterado o modificado desde que se emitió y firmó por su emisor; lo que se conoce como integridad. De manera que la firma digital otorga al proceso tres cualidades que la hacen segura y válida legalmente: autenticación, no repudio e integridad.
Por tanto, el certificado digital es el fichero electrónico que permite nuestra identificación por medios telemáticos. La firma digital es un mecanismo que nos permite firmar electrónicamente lo que antes hacíamos a mano, y para que sea fiable comprueba quién es el firmante y la validez del documento.
Un ejemplo: para firmar una factura electrónica dirigida a un Ayuntamiento debemos tener, en primer lugar, nuestro certificado digital instalado en el ordenador; y en segundo lugar, para el propio proceso de firma, utilizar un software como Autofirma, que firma la factura utilizando el certificado digital.
Diferencia entre firma digital y firma electrónica
Aunque parecen sinónimos, estos términos no significan lo mismo. La firma digital es el procedimiento que asegura la identificación del firmante, su responsabilidad al haber firmado y la integridad del documento, es decir, que no se ha modificado desde que se firmó. La firma electrónica es un término más amplio que la firma digital, que incluye otros métodos de autenticación.
Según el Reglamento eIDAS de la Unión Europea, que regula los procesos de identificación electrónica, existen tres tipos de firma electrónica, de menor a mayor seguridad jurídica.
- Firma electrónica simple. Es el caso de un documento firmado en papel, escaneado y enviado por correo electrónico.
- Firma electrónica avanzada. Identifica inequívocamente al firmante y evita modificaciones, para lo cual usa métodos como coordenadas geográficas, verificación mediante SMS o información biométrica. Es el caso de la firma que hacemos en una tableta al repartidor que nos deja un paquete en casa.
- Firma electrónica cualificada. Esta firma está creada por un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y basada en un certificado cualificado de firma electrónica, como el certificado digital o el DNIe. Es el caso de la firma utilizada con la Administración Pública.
En resumen, dependiendo del tipo de documento que vayamos a firmar podemos o debemos utilizar un procedimiento u otro. Para presentar documentos a la Administración Pública se requiere firma cualificada y necesitamos nuestro certificado digital y utilizar un software de firma como Autofirma.
Para firmar una factura antes de enviarla al cliente podemos hacerla mediante firma electrónica simple, pero mejor si lo hacemos mediante cualificada, utilizando nuestro certificado digital y Autofirma, o avanzada mediante un software específico, como Viafirma o Docusign.
Para enviar un contrato o una orden de domiciliación SEPA a un cliente, usaremos una firma electrónica avanzada mediante Viafirma o Docusign, que permiten disponer de una plataforma de gestión integral de la firma, un espacio web donde subimos el documento a firmar, lo firmamos, enviamos al cliente para su firma y una vez lo ha firmado lo recibimos. Todo ello informado en tiempo real del estado en que se encuentra el proceso.
Adoptando la firma digital y electrónica en los procesos cotidianos daremos un paso importante en la transformación digtal de nuestra empresa. La haremos más eficiciente porque en muchos casos ahorraremos tiempo; ganaremos en seguridad jurídica porque se ajustarán más a la normativa europea en este campo. Y ganaremos en imagen ante nuestros clientes y proveedores, entre otros muchos beneficios.
