El trabajo de forma colaborativa potencia el buen desarrollo de un proyecto, al estar basado en la suma de esfuerzos en torno a un fin común. Una persona con talento puede llegar lejos. Dos personas con talento pueden llegar mucho más allá. La suma de conocimiento y habilidades que cada miembro de un equipo aporta al grupo permite que todos puedan beneficiarse y avanzar en «saber hacer» y competencia. Hoy en día quien trabaja solo se pierde muchas cosas. Es mejor colaborar y entre todos crecer y mejorar; trabajar en equipo.
En este artículo vamos a hablar de la organización del trabajo en equipo con Trello, una aplicación de productividad que sirve para organizar proyectos, ya sean grandes y complejos o pequeños trabajos propios de autónomos o pymes, pero que requieren de una mínima planificación. Es una herramienta a tener en cuenta en la transformación digital de las empresas.
Cuando explicamos Trello estamos explicando el método Kanban, en el cual se basa, un sistema ideado por el fabricante automovilístico Toyota. Su filosofía se basa en lo siguiente:
- El trabajo debe desarrollarse con un orden y procedimiento establecidos previamente.
- Debemos poder monitorizar en todo momento el proceso.
- Los miembros del equipo deben tener la oportunidad de mejorar constantemente gracias a la información que aporta la monitorización y control del flujo de trabajo.
En Trello, para cada proyecto creamos un tablero, que es donde vamos a mostrar las tareas y su estado. Es el equivalente a un tablón de anuncios de nuestra oficina, pero dedicado a un solo proyecto.
Una vez tenemos el tablero, siguiendo el método Kanban, dividimos el proyecto en tareas y subtareas, es decir, troceamos un proyecto grande para segmentarlo en partes más pequeñas que podamos controlar mejor. El cumplimiento de esas partes o tareas pequeñas harán que avancemos en el proyecto, reduciendo el estrés y aumentando nuestra autoconfianza. Varias subtareas realizadas completan una tarea y la suma de todas las tareas finalizadas y por el orden lógico establecido dará como resultado la consecución del proyecto. Si a lo largo de este proceso hay algo que no funciona nos daremos cuenta gracias a que lo tenemos monitorizado, pudiendo proponer algún cambio (enfocar la tarea o subtarea de otra forma, asignarla a otro miembro del equipo, proporcionar al miembro del equipo la herramienta que necesita, etc.).
Otro concepto clave es el de estado de la tarea, en que se establecen 3 categorías (representadas en columnas) básicas:
- Pendiente (columna izquierda).
- En proceso (columna central).
- Completada (columna derecha).
Es muy importante que vayamos cambiando las tareas de columna una vez cambien de estado, lo que nos ayudará a monitorizar la evolución del proceso.
Por último, tendremos que tener en cuenta la asignación de tareas a los miembros del equipo. Cada miembro ha de tener una cuenta Trello. Cuando creamos el proyecto añadimos a los miembros del equipo y a cada tarea asignamos uno o varios responsables de su ejecución.
El resultado de todo esto es una forma increíblemente fácil de acometer proyectos complejos. La clave: dividir el proyecto en partes pequeñas y organizar el trabajo asignando las tareas a miembros de tu equipo, cambiando el estado de las tareas en cada momento correspondiente.
Si quieres profundizar en esta fantástica herramienta puedes hacer un curso gratuito en el área de Formación de Andalucía es Digital.
