La firma de documentos de forma digital es muy sencilla, lo único que necesitamos es tener instalados en nuestro ordenador el Cerfificado Digital y el programa Autofirma. De esta manera podremos firmar nosotros mismos cuaquier factura emitida o presupuestos recibidos o emitidos, así como Autorizaciones SEPA o cualquier otro documento. Si quieres tener una visión general de este asunto te recomendamos leer nuestro artículo sobre firma digital de un documento.
Este método de firma digital se basa en un procedimiento donde usamos recursos propios, pues el Certificado Digital y Autofirma quedan instalados en nuestro ordenador. NO utilizamos plataformas externas en la nube de un proveedor especializado, que suelen estar asociadas a licencias de uso y a otras firmas más complejas, como la de contratos donde intervienen varias partes, que deben firmar siguiendo un orden predeterminado. A este caso dedicaremos un artículo específico.
Herramientas necesarias
Certificado digital
Lo expide la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Para obtenerlo debes coordinarte primero con tu asesoría y luego con tu Ayuntamiento. Ellos te marcarán los pasos a seguir. Equivale a tu firma manuscrita. Una vez obtengas el certificado es necesario instalarlo en el ordenador; si no sabes hacerlo te recomendamos que lo lleves a tu tienda de informática, donde te lo pueden hacer por un precio económico.
AutoFirma
Es el programa de firma de documentos usando el certificado digital. Equivale a la mano y el bolígrafo que hacen tu firma en el documento. Para obtener el programa puedes descargarlo desde la página oficial.
Una vez tenemos instalado en nuestro ordenador el Cerificado Digital y el software Autofirma, ya podemos firmar cualquier documento. Te habrá llevado algún tiempo, pero ya lo tienes para siempre y hará que tus procesos sean más rápidos y sencillos, aportando a los documentos mayor calidad y validez jurídica.
Cómo firmar documentos recibidos o para enviar
Vamos a poner como ejemplo una factura emitida. El proceso es realmente el mismo para cualquer tipo de documento. Sigue los siguientes pasos:
1. Obtenemos el documento en PDF (casi todas las facturas, albaranes, presupuestos etc., vienen ya en este formato).
2. Abrimos el programa Autofirma.
3. Arrastramos el archivo a Autofirma y elegimos las opciones de visualización de la firma.
4. Seleccionamos el área donde aparecerá la firma.
5. Ajustamos fuente y tamaño de la letra utilizada para la firma y añadimos una imagen, si queremos.
6. Firmamos con el Certificado Digital.
7. Guardamos el documento y listo para enviar.
Ya tenemos nuestro documento validado mediante firma electrónica cualificada, que es la de mayor validez jurídica. Y lo hemos hecho de forma sencilla y rápida. Nuestros destinatarios recibirán un documento procesado de forma moderna. La firma electrónica de documentos dentro de una empresa supone un hito significativo en su proceso de transformación digital.
Para ampliar información sobre firma electrónica con Autofirma recomendamos visitar el Portal de Administración Electrónica.
