En artículos anteriores hemos repasado los aspectos clave de la firma digital de un documento y la firma digital con Autofirma, que puede usarse para documentos emitidos por nosotros. Pero, ¿qué ocurre cuando necesitamos que sea la otra parte quien firme el documento, presupuesto, contrato, autorización SEPA…? En este caso no sabemos si la otra parte tiene certificado digital instalado en su ordenador o si sabe usarlo, por lo que es recomendable usar una solución específica de firma electrónica. Existen muchas; nosotros vamos a utilizar la de Viafirma, una empresa española que ofrece soluciones adaptadas a cada perfil de profesional, empresa o administración. Es de pago, pero, a diferencia de otras, dispone de un plan de prepago que, desde 40 €, te permite enviar decenas de documentos sin necesidad de una suscripción mensual.
Básicamente esta aplicación funciona a través de una interfaz sencilla e intuitiva y puede usarse en la web, en una aplicación específica para ordenadores o a través de una App de móviles. El proceso es sencillo: inicias sesión, subes el documento a firmar y a través de las distintas opciones que ofrece el sistema configuras de qué forma va a firmar el cliente, que puede ser por ejemplo a través de verificación mediante SMS o correo electrónico. La cuestión clave es que el método de firma tiene como fin verificar la identidad del firmante para que la firma tenga validez jurídica.
Una vez elegido el procedimiento de firma se activa un mecanismo de comunicaciones entre el sistema y el destinatario hasta que éste firma el documento. Por nuestra parte podemos ver en cada momento el estado del proceso.
Es un método sencillo que garantiza el cumplimiento legal relativo a la firma electrónica o digital, cuesta poco y además damos una imagen moderna ante nuestro cliente, proveedor o partner.
Todo el funcionamiento está en la guía de uso de Viafirma.
